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Comment ça marche

Inscription

L'inscription est très simple, tout ce que Vous devez faire c`est de cliquer sur le bouton «inscription», entrer votre nom (le nom de l'entreprise il sera nécessaire de préciser plus tard) et votre e-mail. Ca y est!  Au bout de quelques minutes sur le mail indiqué vient le mot de passe pour l'accès au Système. Bien sûr, il faudrait aussitôt changer le mot de passe.

 Tout de suite  après la saisie du mot de passe, nous arrivons sur la page d'ajout de Votre entreprise. Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque, les autres on  peut ne  pas immédiatement indiquer, mais on recommanderait d`indiquer  immédiatement  un maximum d'informations. En tout cas elles seront utiles plus tard. On voudrait prêter une attention particulière aux  champs «Personne disposant du droit de signature». Ce sont  Nom est le Prénom de la personne, au nom de laquelle  seront signés les factures. Cette personne peut être Vous ou le Nom/Prénom d'un comptable, ou du propriétaire de l`entreprise.

Par ailleurs, le système a la possibilité de facturer avec signatures et des sceaux, donc si vous voulez utiliser cette fonction, vous devez télécharger le fichier d'image avec l'image de la signature et du sceau. Mais c`est plus tard. Comme egalement  plusieurs comptes bancaires, voitures, adresses.

Remarque. Pour toutes les entreprises dans le système (pour les vôtres comme pour celles de   vos clients), il y a un champ supplémentaire "Nom de la société pour  usage interne." Il ne sera pas utilisé pour la facturation, mais seulement pour votre convenance personnelle. Par exemple, vous faites des affaires avec plusieurs entreprises de  Chine et à la facturation il sera très difficile de les distinguer par caractères.

C`est tout, on a réussi le plus compliqué, après il sera plus facile JA la deuxième étape de l'inscription vous devez entrer les impôts qui s'appliquent à votre entreprise, le plus souvent c'est le TVA, la taxe d'accise etc. Pour accomplir cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton ajouter dans le coin supérieur droit.С`est  ajouté? Excellent, cliquez sur «Continuer».

 

Voilà, maintenant on peut démarrer la facturation. Mais il serait plus convenable de remplir des fiches d`information de base. Ajouter vos comptes bancaires supplémentaires, transport, produits et services de base, des clients. Tout cela peut être fait également quand vous travaillez avec les comptes, mais comme on dit, il vaut mieux dépenser 10 minutes maintenant pour facturer après en quelques secondes.

 

 

Remplissage des fiches information

 

Il est préférable de commencer le  remplissage de fiches  avec l'information de base comme  les impôts, les devises  et les  unités de mesure. La façon  de travail  avec des fiches information (et également  pour tous les tableaux) est commun à tout le Système.

 

 

 

 

Les 2 fiches information  principales sont  «Contractants» (les clients de Votre Société) et «Produits  et Services» Le remplissage de l'information sur un contractant Vous est déjà connu de la forme de Votre entreprise, ces formes sont très semblables.

Ici il faut prêter  une attention particulière au champ Article. C` est le nom court d'un produit ou d'un service pour vous aider rapidement ajouter des produits très demandés dans la facture. Par exemple, vous pouvez attribuer au  produit "Oranges, taille 10cm, Espagne, 1er grade" article AP10 et  l'utiliser après.

 

Facturation

Vous pouvez facturer en  cliquant sur «Facturer de n` importe où » Capture d`écran de bouton

Après avoir sélectionné un client, vous verrez la balance courante (le montant de toutes les factures impayées) du client. Avec le compte prêt, vous pouvez faire ce qui suit - 

Annuler- annuler définitivement la facture

Modifier

Envoyer comme  un lien ou une application - dans ce cas la facture est envoyé comme un lien vers un fichier PDF. Cela permet de garder une trace du fait que le compte est reçu par le client. Il y a 3 états de l’envoie d’un compte

Non- envoyé- la facture est préparée mais non-envoyé

Non-lu- la facture est préparée et envoyée comme pièce jointe ou un lien

Lu-  la facture est préparée et envoyée sous la forme de lien. Le client a reçu un e-mail et cliqué sur le lien dans la lettre. Cela vous donne l'assurance que la facture est  reçue par le client. Nous vous recommandons d'utiliser justement cette option lors de l'envoi de la facture.

Sauvegarder comme RDF

Fixer le paiement – La fixation du paiement  se produit en mode manuel, il est à noter que le compte a été payé en totalité ou en partie. Grâce à cette fonction, vous pouvez suivre les endettements de votre clientèle et de travailler plus efficacement avec les finances

Remarque - Pour savoir rapidement votre balance avec tous les clients - cliquez sur la facturation et sélectionnez un client dans la liste. Dans la forme ouverte la balance actuelle sera indiquée.

Pour la commodité d`observer les paiements des facture, le système possède  deux outils - l'état de paiement  - non payé, partiellement payé, payé  et fixation des délais de paiement - payé à temps, bientôt le paiement, retard de paiement. Cela vous aidera à prévoir les paiements et à  mieux planifier vos dépenses.

Il est possible de fixer le paiement à partir de deux endroits:

1. Il est suffisant de choisir   dans la liste des factures actions pour une facture et après sélectionner «Paiement». Nous Vous recommandons cette façon, si vous avez besoin de fixer le paiement d'une facture particulière

2. A partir  d`une section distincte dans le   menu – la Fixation du paiement. Nous vous recommandons cette façon, si vous avez besoin de fixer le paiement d'une facture particulière

Analytique

Dans la section  Analytique, nous avons préparé pour vous les statistiques de l` entreprise.
Ici vous pouvez voir des informations sur le chiffre d'affaires par mois  pour toute l'entreprise ainsi que séparément pour chaque client. Vous pouvez également ajouter le filtrage de temps (par exemple, mois courant, mois dernier, le 3 derniers, les six derniers, etc.) et de l'état de paiement de  facture. Les statistiques s`affichent  séparément pour chaque devise (si vous utilisez plusieurs devises dans la facturation)

 

Remarque. Bien sûr, tout cela ne fonctionnera pleinement que si vous enregistrez  dans le système tous les factures et en fixer le paiement.

Dans cette section vous trouverez également la liste de tous les débiteurs. Nous prévoyons d'étendre cette section dans un proche avenir, si vous avez des commentaires ou suggestions concernant cette section – contactez-nous via  formulaire de commentaires.

 

Remarques


Dans la même section (Analytique) Vous pouvez  ajouter de petites notes de rappel. Il suffit d'appuyer sur la touche  ajouter une note, sélectionnez la date et l'heure et faire entrer le texte de  la note. Par exemple, "A payer jusqu'à 10 Janvier de  l`année en cours, la facture pour les communications mobiles", "Rappeler le client XXX à propos  du  paiement de 15 Janvier à 15h00." Notes créées seront visibles sur le calendrier sur le côté droit de l'écran. A cote  de la date apparaîtra un icône rappelant que ce jour-là il faut faire quelque chose. On peut  voir la note en cliquant sur une date dans le calendrier.