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Como lo funciona

Regístrate

Registrarse en el sistema es muy fácil, lo que hace falta es hacer un clic en el botón “Registrarse”, inscribir su nombre (el nombre de la empresa habrá que especificar más adelante) y el correo electrónico. Al hacerlo Ud. recibirá un correo electrónico con una contraseña para acceder al sistema, después de que es altamente recomendable cambiar esta contraseña.

 

Al introducir la contraseña llegamos a la página que exige añadir los datos de su empresa. Los campos marcados con asterisco son obligatorios, el resto de campos se puede omitir, aunque necesitamos la cantidad máxima de información para actividades en futuro. Se presta una atención especial a los campos “Persona con derecho autorizado de firmar los documentos”. Se escribe el nombre y apellido de persona que firma las facturas, o del contable o del dueño de la empresa. 

Por cierto, el sistema tiene la posibilidad de hacer las facturas con firmas y sellos, si desea utilizar esta función, debe descargar el archivo de imagen con la imagen de la firma y sello, tanto como de varias facturas bancarias, direcciones y coches. Pero de eso hablamos más tarde

Nota Bene. Todas las empresas en el sistema (para Usted y tanto para las empresas de sus clientes), tienen un campo adicional “Nombre de empresa para uso propio”. Esta función no se  utiliza para la facturación sino que para su conveniencia personal. Por ejemplo, Usted hace negocios con varias empresas de China y es complicado distinguirlas por jeroglíficos por eso existe este campo donde se puede dar los nombres modificados a las empresas por Usted para facilitar la orientación en el sistema.

Ya hemos pasado la etapa más  complicada. Esperemos que, más adelante sea más fácil.

En el segundo paso de la inscripción se debe introducir los impuestos principales que se aplican a su empresa, con mayor frecuencia es el IVA, el impuesto sobre el alcohol y las bebidas derivadas y etc. Para ello, sólo hay que pulsar el botón “Añadir” en la esquina superior derecha.  ¿Ha hecho?  Bien, entonces haga clic en “Continuar”.

 

Ahora se puede hacer las facturas. Primero sería más cómodo rellenar las guías básicas que constan de añadir sus facturas bancarias adicionales, transporte, los productos y servicios principales, los clientes. Todo esto se puede hacer trabajando con las facturas, pero mejor gastar 10 minutos al comienzo y después hacer las facturas en unos instantes.

 

 

El relleno de guías

Es mejor comenzar el relleno de  los directorios con la información básica: son la divisa, los impuestos y las unidades de medidas.

El mecanismo del trabajo con las guías (también para el trabajo con todas las tablas) es común para todo el Sistema.

 

 

 

Dos guías principales son “Contrapartes” (son clientes de Su Empresa) y “Productos y Servicios”.

El relleno de la información de la contraparte ya se sabe según la forma de la empresa. Estas formas se parecen.

Aquí se debe prestar una atención especial al campo “Artículo”. Esto es el nombre corto de un producto o servicio para ayudarle rápidamente añadir los productos más solicitados en la factura. Por ejemplo, se puede asignar a un producto “Naranjas, tamaño 10 cm, España, primera clase” un artículo AP10  y seguir utilizándolo en futuro.

 

 

El trabajo con las facturas

Se puede hacer la factura haciendo un clic en “Hacer la factura desde cualquier lugar”.

Al elegir a un cliente, Usted podrá ver el saldo actual (la suma de todas las facturas no pagadas) del cliente.

Con una factura preparada se puede hacer lo siguiente -

Eliminar - eliminar una factura de forma irrevocable

Revisar

Enviar un enlace o como un archivo de adjuntos - en este caso la factura se envía como un enlace a un archivo PDF. Esto  le ayuda seguir si la factura está recibida por el cliente. Las facturas pueden tener tres estados de envió:

No está enviado – la factura está preparada, pero no enviada

No está leído – la factura está preparada y enviada como un enlace o  como un archivo de adjuntos.

Está leído  - la factura está leída y enviada como un enlace. El cliente ha recibido el correo electrónico y ha activado el enlace del correo electrónico. Esto asegura que la factura está recibida por el cliente. Se recomienda utilizar esta opción para enviar las facturas.

Guardar como PDF

Fijar el pago – el fijar del pago se produce de una manera manual, hay que señalar que la factura ha sido pagada totalmente o por partes. Gracias a esta función, Usted puede seguir las deudas de sus clientes y  trabajar más eficazmente con finanzas.

Nota Bene- Para encontrar rápidamente su saldo con cualquiera de los clientes - haga clic en el botón “Hacer la factura” y elija a un cliente del listado. En el formulario se indicará el saldo actual.

Para la comodidad de  seguir el efectuar el pago de las facturas en el Sistema  hay dos herramientas - estado de pago - no pagado, pagado parcialmente y pagado, y fijar los plazos de pago – pagado a tiempo, el pago está en proceso, el pago está atrasado. Esto le ayudará a predecir el pago y planificar mejor sus gastos.

Fijar el pago es posible de dos espacios:

1. De la lista de las facturas es suficiente elegir solamente la acción para una factura y hacer un clic en el botón “Pago”. Le recomendamos esta vía, si usted necesita fijar el pago de una factura determinada.

2. De una sección particular en el menú – El fijo del pago. Le recomendamos esta vía, si usted necesita registrar el pago de una factura determinada.

Análisis

En la sección de Análisis hemos preparado para Usted la estadística de la empresa. Aquí se puede ver la información de circulación en un mes como para toda la empresa, tanto para cada cliente en particular. También se puede añadir la filtración según el tiempo (por ejemplo, el mes actual, el mes pasado, tres meses pasados, seis meses pasados y etc.) y según el estado de la cuenta del pago.

La estadística aparece para cada moneda por separado (si se usan varias monedas en la facturación).

 

Nota Bene. Esto funcionaría de una manera  más efectiva sólo si se registrara en el sistema todas las facturas y se fijara el pago.

También en esta sección se puede encontrar una lista de todos los deudores.

Tenemos previsto ampliar esta sección en un futuro próximo, si usted tiene algún comentario o sugerencia sobre esta sección – no duden de contactar con nosotros a través del formulario de comentarios.

 

 

Notas

En la misma sección (Análisis) se puede añadir  algunas notas de recordatorio. Sólo tiene que pulsar el botón para añadir una nota, elegir la fecha y la hora y escribir la nota. Por ejemplo, “pagar hasta el 10 de enero de este año la factura de celular”, “Volver a llamar al cliente XXX sobre el pago del 15 de enero a las 15:00." Las notas creadas serán visibles en el calendario en el lado derecho de la pantalla. Al lado de la fecha aparecerá un ícono que ese día hay algo que hacer. Se puede ver la nota haciendo un clic sobre la  fecha en el calendario.