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Wie funktioniert es?

Registrierung

Die Registrierung ist sehr einfach. Alles, was Sie tun müssen, ist auf die Schaltfläche "Anmelden" zu klicken, Ihren Namen (den Firmennamen müssen Sie später angeben) und Ihre E-Mail-Adresse einzugeben. Fertig! Nach ein paar Minuten wird an die angegebene E-Mail-Adresse ein Passwort für den Zugriff auf das System zugesandt. Das Passwort müsste natürlich sofort geändert werden.

Unmittelbar nach der Eingabe des Passwortes gelangen wir zur Webseite für das  Hinzufügen Ihrer Firma. Die erforderlichen Felder sind mit einem Stern markiert, die anderen kann man im Moment auch unbefüllt lassen, wir würden aber empfehlen, sofort den maximalen Umfang an Informationen anzugeben. Sowieso werden diese später vom Nutzen sein. Besondere Aufmerksamkeit möchten wir dem Feld "Unterzeichnungsberechtigte Person" schenken. Das ist der Vorname und Familienname der Person, in deren Namen die Rechnungen unterzeichnet werden. Das kann Ihr Name oder vollständiger Name des Buchhalters oder des Eigentümers der Firma sein.

Im Übrigen verfügt das System über die Möglichkeit, Rechnungen mit Unterschriften und Stempeln auszustellen, deshalb, wenn Sie diese Funktion nutzen möchten, müssen Sie eine Bilddatei mit der Abbildung der Unterschrift und des Stempels hochladen. Darüber aber später. Ebenfalls auch über mehrere Bankkonten, Fahrzeuge und Adressen.

Hinweis: Alle Firmen haben im System (sowohl Ihre als auch diejenigen Ihrer Kunden) ein zusätzliches Feld "Firmenname für den internen Gebrauch". Es wird nicht bei der Rechnungsstellung, sondern nur für die persönliche Nutzungsbequemlichkeit verwendet. Z. B. führen Sie die Geschäfte mit mehreren Unternehmen aus China, und bei der Rechnungsstellung wird es für Sie sehr schwierig sein, ihre Namen in Hieroglyphen voneinander zu unterscheiden.

Das wär´s! Der schwierigste Teil ist vorbei, weiterhin wird es leichter gehen J

Im zweiten Schritt der Registrierung müssen Sie die wichtigsten Steuern eingeben, mit denen Ihre Firma besteuert wird: meist die Mehrwertsteuer, die Verbrauchssteuer usw. Um dies zu tun, müssen Sie bloß auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ in der oberen rechten Ecke klicken. Hinzugefügt? Ok, klicken Sie dann auf "Weiter".

 

Nun ist es jetzt möglich, mit der Rechnungsstellung fortzusetzen. Es wäre aber bequemer, zuerst grundlegende Daten auszufüllen - Ihre zusätzlichen Bankkonten, Fahrzeuge, die wichtigsten Produkte und Dienstleistungen sowie Kunden einzugeben. All dies kann auch bei der Rechnungsstellung getan werden, aber wie gesagt, lieber jetzt damit 10 Minuten verbringen, um später die Rechnungen in Sekunden auszustellen.

 

 

Ausfüllen des Datenverzeichnisses

Das Ausfüllen des Datenverzeichnisses müsste man am besten mit den grundlegenden Informationen, d.h. Währungen, Steuern und Maßeinheiten beginnen.

Der Mechanismus der Arbeit mit den Datenverzeichnissen (und mit allen Tabellen überhaupt) ist für das ganze System allgemein.

 

 

 

 

Die zwei grundlegenden Datenverzeichnisse sind "Geschäftspartner" (die Kunden Ihrer Firma) und "Waren und Dienstleistungen".

Das Ausfüllen der Informationen über Ihre Geschäftspartner ist Ihnen bereits nach dem Ausfüllen der Form Ihrer Firma bekannt. Diese Formen sind sehr ähnlich.

Hier gilt vor allem die Aufmerksamkeit dem Feld „Artikel“. Dies ist der Kurzname einer Ware oder einer Dienstleistung, damit Sie diese gängigen Waren der Rechnung schnell hinzufügen können. Z. B. können Sie der Ware "Orangen, Größe 10 cm, Spanien, 1. Klasse" den Artikel „AP10“ zuweisen und weiter diesen verwenden.

Arbeit mit Rechnungen

Eine Rechnung können Sie ausstellen, indem Sie auf die Schaltfläche "Rechnung aus beliebiger Stelle ausstellen" klicken. Bildschirmaufnahme der Schaltfläche.

Nach der Auswahl eines Kunden werden Sie die aktuelle Bilanz (die Summe aller offenen Rechnungen) bezüglich des Kunden sehen.

Mit der fertigen Rechnung können Sie folgende Operationen durchführen:

Entfernen – die Rechnung unwiderruflich löschen.

Korrigieren

Als Link oder Anhang versenden - in diesem Fall wird die Rechnung als Link zu einer PDF-Datei versandt. Dies hilft zu verfolgen, ob die Rechnung vom Kunden empfangen wurde. Die Rechnung kann drei Status der Versendung haben:

Nicht versandt - die Rechnung ist vorbereitet, aber nicht versandt.

Nicht gelesen - die Rechnung ist vorbereitet und als Link oder Anhangversandt.

Gelesen - die Rechnung ist vorbereitet und als Link versandt. Der Kunde hat die E-Mail erhalten und den Link in der E-Mail geöffnet. Dadurch wird sichergestellt, dass die Rechnung durch den Kunden empfangen wurde. Wir empfehlen, beim Versand von Rechnungen genau diese Option zu nutzen.

Als PDF speichern

Zahlung fixieren -  die Fixierung der Rechnungszahlung erfolgt manuell, und es ist zu vermerken, ob die Rechnung ganz oder teilweise bezahlt wurde. Mit dieser Funktion können Sie Ihre Kundenverschuldungen verfolgen und effizienter mit den Finanzen arbeiten.

Hinweis: um die Bilanz bezüglich eines beliebigen Kunden schnell abzurufen, klicken Sie auf „Rechnung ausstellen“ und wählen Sie einen Kunden aus der Liste. In der dargestellten Form wird die aktuelle Bilanz angezeigt.

Für die Bequemlichkeit der Verfolgung der Rechnungszahlung gibt es im System zwei Werkzeuge: die Status „Nicht bezahlt“, „Teilweise bezahlt“, „Bezahlt“ und die Fixierung des Zahlungstermins: „Rechtzeitig bezahlt“, „Bald fällig“, „Zahlung verzögert“. Dies wird Ihnen helfen, die Zahlungen zu prognostizieren und Ihre Ausgaben besser zu planen.

Die Fixierung der Zahlung ist an zwei Stellen möglich:

1. Wählen Sie aus der Liste der Rechnungen die Operationen mit den Rechnungen und dann wählen Sie den Punkt "Zahlung". Wir empfehlen Ihnen dieses Verfahren, wenn Sie die Zahlung einer bestimmten Rechnung fixieren wollen.

2. Wählen Sie in einem einzelnen Bereich des Menüs „Fixierung der Zahlung“. Wir empfehlen Ihnen dieses Verfahren, wenn Sie die Zahlung einer bestimmten Rechnung fixieren wollen.

Analytik

Unter dem Bereich „Analytik“ haben wir für Sie die Statistiken für die Firma zusammengestellt.

Hier können Sie die Informationen über den Umsatz in jedem Monat sowohl für die gesamte Firma als auch für jeden Kunden einzeln abrufen. Sie können auch den Zeitfilter hinzufügen (bspw. für den aktuellen Monat, den vorigen Monat, die letzten drei Monate, die letzten sechs usw.) sowie nach dem Zahlungsstatus filtern.

Die Statistiken werden für jede Währung getrennt angezeigt (falls Sie mehrere Währungen bei der Rechnungsstellung verwenden).

 

Hinweis: Gewiss wird all dies nur dann vollständig funktionieren, wenn Sie jede Rechnung in das System registrieren und ihre Zahlung fixieren.

In diesem Bereich können Sie auch eine Liste aller Schuldner finden.

Wir haben vor, diesen Bereich in naher Zukunft wesentlich zu erweitern. Wenn Sie Kommentare oder Vorschläge zu diesem Bereich haben, kontaktieren Sie uns bitte über das Feedback-Formular.

 

 

Vermerke

In diesem Bereich (Analytik) können Sie einige Vermerke für sich selbst hinzufügen. Um einen Vermerk hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Vermerk hinzufügen“, wählen Sie das Datum und die Zeit und schreiben Sie den Text rein. Z. B. "Bis zum 10. Januar dieses Jahres die Rechnung für den Mobilfunk bezahlen", "Den Kunden XXX über die Zahlung am 15. Januar um 15:00 Uhr zurückrufen". Die erstellten Vermerke werden im Kalender auf der rechten Seite des Bildschirms angezeigt. Bei dem Datum wird ein Symbol erscheinen, wenn Sie an diesem Tag etwas tun müssen. Sie können sich den Vermerk ansehen, indem Sie auf ein Datum im Kalender klicken.